Organizar uma apresentação contendo todas as despesas e
investimentos de um ano é um desafio que exige preparação. São diversos os
documentos que devem ser reunidos e contabilizados. E, se você é síndico de
primeira viagem, é possível que esteja perdido no meio dessa papelada toda. Por
isso, decidimos explicar cada um desses documentos essenciais que devem ser
entregues na hora da prestação de contas do condomínio:
Relatório do Orçamento – Deve-se revisitar o orçamento de
gastos e receitas decidido no início da gestão e comparar com o que foi feito,
analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
Relatório de Receitas – O documento divide-se em duas
partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. Neste último, deve-se
acrescentar multas por atraso na taxa condominial. Outra possível receita é o
valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio.
Relatório de Despesas – Para facilitar o entendimento, faça
uma divisão desse relatório em três contas:
Fixas: folha de pagamento, contratos fixos, seguros,
administrativos, e outros itens que têm sempre valores muito próximos
mensalmente;
Variáveis: manutenções programadas ou outros gastos que
tenham uma variação de valor mensal;
Extras: obras ou consertos extraordinários.
É recomendável já informar despesas de emergência, para que,
assim que aprovada a prestação de contas, já se possa agilizar o orçamento da
próxima gestão.
Balancete – É o resumo das despesas e receitas do
condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual. A prestação de contas pode
ser feita de forma mensal, através desse documento.
Saldo do mês: é a diferença entre as receitas e despesas do
mês vigente.
Saldo atual: é o total que o condomínio tem em caixa. Para
calcular este valor basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês
anterior com o saldo mês atual.
Inadimplência – Divulgar as métricas relevantes sobre o
assunto, como porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações
tomadas para redução do índice.
Organização: planilha de prestação de contas de condomínio
Agora que você já conhece os documentos que precisam estar
na sua prestação de contas, é essencial compreender como organizar essas
informações. Os condomínios organizam toda a documentação em uma pasta.
Online ou física, a pasta nada mais é que um arquivo onde se
encontra todas as movimentações financeiras e documentação sobre o que ocorreu
no condomínio durante determinado ano.
É preciso esclarecer que, sendo um documento do condomínio,
a pasta deve estar acessível a todos os moradores. O síndico e os conselheiros
têm prioridade, mas qualquer pessoa que reside no prédio pode verificar o
conteúdo.
Para melhorar a organização do síndico, sugerimos que você
utilize uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio. Dessa forma, a
atualização de movimentações financeiras é mensal e você pode compartilhá-la
com os condôminos. Assim como os documentos, essa planilha pode estar acessível
para todos os moradores.
Ao montar a pasta de prestação de contas, é interessante
fazer um resumo do que está sendo especificado nos documentos daquele mês.
Desta forma, você facilita o entendimento daqueles que vão verificar a pasta.
Segundo o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico é
obrigado a prestar contas à assembleia anualmente e quando exigido – ou seja, o
condômino pode pedir para conferir as contas do condomínio sempre que achar
necessário.
Apesar desse detalhe na lei, existem profissionais do meio
jurídico que defendem que um condômino sozinho não possui legitimidade para
propor uma ação de prestação de contas. De acordo com esses especialistas, o
síndico só deve prestar contas perante a assembleia como um todo. Independentemente
da interpretação da legislação, o síndico deve prezar pela transparência e
permitir ao menos o acesso dos moradores à pasta de prestação de contas.
A prestação de contas anual ocorre durante a Assembleia
Geral Ordinária (AGO), a reunião de condomínio focada na aprovação das despesas
dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano.
O ideal é que se utilize o início do ano, o período de
janeiro a março, para realizar a AGO. Entretanto, cada síndico deve seguir as
normas e prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Se o síndico não convocar uma assembleia de condomínio para
apresentar a prestação de contas, os moradores têm o direito de convocar uma
assembleia a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de um quarto dos
condôminos, conforme prevê o Art. 1.350.
Uma dúvida recorrente é: qual o prazo para exigir a
prestação de contas de síndicos anteriores?Se apresentação anual não for feita,
o prazo de prescrição da prestação de contas em condomínio é de três anos, conforme
explica o Art. 206 § 3o.
Como apresentar a prestação de contas do condomínio?
Por mais que você tenha todas as informações documentadas e
completas, se não as apresentar de forma acessível, pode deixar dúvidas ou
mesmo maus entendidos. Esse cuidado e organização aumenta a credibilidade e
confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez.
Aqui estão algumas dicas para a prestação de contas em
condomínio:
Prepare-se antes do dia da reunião: tenha informações
importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso
alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos
durante a reunião.
Prepare um material de apoio para entregar aos condôminos: a
prestação de contas possui muitas informações e nem todos os moradores vão
conseguir lembrar tudo o que foi citado. Portanto, elabore um material para
acompanhar a sua apresentação. Além disso, planilhas de gastos e outros
assuntos podem ser incluídos nesse material.
Prepare uma apresentação visualmente estimulante: nada de
tédio e textões! Use gráficos, compare informações de anos anteriores com o
atual. Tome cuidado para que o material entregue e sua apresentação sejam
complementares – e não repetidos.
Divida tudo em categorias: para evitar o amontoamento de
informações, separe os valores em categorias. Por exemplo: custos mensais,
despesas extraordinárias, orçamentos de obras, etc.
Glossário de termos contábeis
Para ajudar os diversos síndicos de primeira viagem Brasil à
fora, preparamos uma relação com os principais termos contábeis que você
precisa conhecer para realizar uma prestação de contas em condomínio de
qualidade. Confira:
Receita: é todo dinheiro recebido. No caso do condomínio,
são as taxas condominiais, rateios para despesas extras e outra fonte de renda
que existir.
Despesas: é tudo o que o condomínio gastou, desde o
pagamento dos funcionários, manutenção das áreas comuns, até aqueles custos
extraordinários que não estavam previstos no orçamento inicial do condomínio.
Resultado do exercício: total das receitas menos o total das
despesas ocorridas durante aquela gestão.
Resultado corrente: é o total das receitas menos o total das
despesas, não contando com as despesas e receitas extraordinárias. Este
resultado é importante para planejar o orçamento do próximo ano.
Resultado transitado: são os valores vindos do ano anterior,
ou seja a soma do saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa,
transitados do Exercício anterior.
Resultado a transitar: são os valores do ano em questão mais
o resultado transitado. Este resultado será distribuído pelo saldo da Conta à
Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa no último dia do ano.
Qual o papel do Conselho Fiscal na prestação de contas do
condomínio?
O conselho fiscal do condomínio, formado por parte dos
membros da diretoria, é responsável por averiguar todos os gastos feitos ao
longo do ano. É ele que orienta sobre todo o recurso utilizado. Normalmente, o
conselho faz uma reunião mensal para avaliar a pasta juntamente com o síndico.
É fundamental esclarecer que o papel do Conselho é apenas
para assessorar o síndico ao longo do ano. A prestação de contas é voltada aos
condôminos.
Se você ainda não muita prática com a prestação de contas,
uma ótima saída é contratar uma administradora de condomínio, o serviço de um
contador ou até mesmo utilizar um sistema de gestão de condomínio – como o
TownSq. Assim você pode otimizar mais seu tempo e focar em outras tarefas.
Fonte: TownSquare, Sérgio Pontes, Advogado Especialista em Direito Civil.
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