Além de guardar os recibos de mensalidades por cinco anos,
recomenda-se que se guarde o contrato firmado com as instituições de ensino
por, ao menos, três anos. Assim será possível comparar os documentos anualmente
e entender as mudanças feitas em relação a parâmetros de reajuste e até mesmo
de prestação de serviços.
Notas fiscais e termos de garantias, devem ser guardados por
toda a vida útil do produto. Já os contratos de trabalho, rescisões, certidões
de casamento e nascimento devem ser armazenados por prazo indeterminado.
Para quem se deu conta que não tem em mãos documentos
importantes, a regra é a seguinte: Peça a segunda via.
Vejamos algumas dicas:
1. TRIBUTOS:
Comprovantes de tributos, como IPTU, Imposto de Renda, e
outros devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do
ano seguinte ao da quitação dos débitos. No caso do Imposto de Renda, todos os
documentos comprobatórios da declaração também devem ser arquivados pelo mesmo
prazo.
2. ALUGUEL E CONDOMÍNIO:
Os recibos de quitação de aluguéis e condomínio devem ser
mantidos durante todo o contrato. E, ao fim dele, os comprovantes de pagamento
de aluguel devem ser armazenados por três anos. Já os de condomínio,
recomenda-se que sejam guardados por dez a quinze anos, pois não há prazo
especificado no Código Civil.
3. COMPROVANTE DE CAIXA ELETRÔNICO:
O consumidor tem direito a documento comprobatório que dure
o suficiente para evitar cobranças indevidas no prazo de prescrição. Deve-se
considerar as leis locais que abordem este tema. De toda sorte, todos os
consumidores estão protegidos pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). Dessa
forma, a orientação é fazer fotocópia ou foto do recibo. Ambas as provas, no
entanto, podem ser questionadas na Justiça.
4. ÁGUA, LUZ, TELEFONE, ESCOLA...
Os serviços prestados de forma contínua, como fornecimento
de água, energia elétrica, telecomunicações, instituições de ensino e cartão de
crédito, de acordo com a lei 12.007/2009, devem ser mantidos por cinco anos.
Podendo os recibos mensais serem substituídos pela declaração anual de
quitação.
5. NOTA FISCAL E GARANTIAS
As Notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis,
recibos de pagamento e certificados de garantia devem ser guardados durante a
vida útil do produto/serviço, uma vez que, mesmo após o término da garantia
contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.
6. PRODUTOS PERECÍVEIS
As notas de compras, em lojas e supermercados, de produtos
perecíveis devem ser arquivadas por um mês, pelo menos. Caso um item apresente
problemas, poderá ser trocado com a apresentação do cupom fiscal. Em caso de
consumir um produto estragado e ter prejuízo de saúde ou financeiro, o consumidor
deve guardar a nota por cinco anos, prazo (prescrição) em que poderá pleitear
indenização no Poder Judiciário.
7. PLANO DE SAÚDE
Proposta e contrato de planos de saúde devem ser guardados
por todo o período em que estiver em vigor. Recomenda-se ter sempre em mãos, ao
menos, os recibos de 12 meses anteriores ao último reajuste. O contrato de
seguro saúde segue as regras dos seguros em geral: qualquer reclamação ou ação
judicial deve ser feita no prazo de um ano. Para plano de saúde, são cinco
anos.
8. SEGURO
Proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser
guardadas por mais um ano após o fim da vigência do contrato. Mesmo que haja
alteração contratual durante a vigência, o documento não deve ser descartado.
9. RECIBO ESCOLAR E CARTÃO DE CRÉDITO
Em caso de perda dos comprovantes de pagamento do cartão de
crédito ou da mensalidade escolar, que devem ser guardados por cinco anos,
pode-se pedir à empresa um extrato ou declaração anual comprovando o pagamento,
com base no artigo 6º inciso III, do CDC.
10. EXTRATOS DE BANCOS
Recomenda-se que os extratos, como forma de demonstração da
movimentação bancária, sejam guardados por um ano. Eles podem servir de
comprovantes de pagamento para contestar eventuais cobranças. Caso o consumidor
não os tenha, poderá exigir esses extratos junto a sua instituição bancária.
11. RECIBO DE PAGAMENTO, SALÁRIO E INSS
Se você contrata funcionários ou mesmo empregados
domésticos, deve manter por prazo de cinco a dez anos os recibos de pagamento
de salário, de férias, de décimo terceiro salário, além do controle de ponto. O
mesmo vale para os recibos de pagamentos de profissionais liberais, como
médicos, professores e advogados e etc.
12. QUITAÇÃO ANUAL
De acordo com a Lei 12.007/2009, todas as prestadoras de
serviços públicos ou privados são obrigadas a fornecer a declaração anual de
quitação. Esse documento deve ser enviado ao consumidor até maio. De acordo com
a própria lei, a declaração substitui os demais comprovantes do ano de referência.
13. PERDEU COMPROVANTE
O consumidor que perdeu algum comprovante de pagamento pode
solicitar, à pessoa física ou jurídica, consulta sobre pendências em seu nome.
O artigo 43 do CDC diz que ele pode exigir as informações dos arquivos da
contratada, como forma de declarar a sua regularidade.
14. SEGUNDA VIA
A emissão de segunda via de nota fiscal não é obrigatória
por lei, faz parte do princípio da boa-fé a sua emissão, com base no artigo 4º,
III do CDC. Cobrar por essa emissão é considerado abusivo. O consumidor pode
solicitar a segunda via no prazo de até cinco anos, período definido por lei
para guarda de documentos.
Fonte: O Globo
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